共享新社群 - 思奧如何應用線上通訊軟體
- 關於思奧共同工作空間
思奧共同空間是一個共享空間,由住宿套房、獨立辦公室、開放式辦公空間、活動場地、攝影棚等場地所組成,期望為在這裡進駐的住客、上班族、創業家、市場開發者、獨立工作者創造一個可以互相鼓勵、彼此交流、共同學習、一起奮鬥的場域,讓進駐到這裡的夥伴,獲得的遠超過空間本身。
而這個共享空間,最可貴的絕不是在便利的交通、完善的硬體設備、甚至不是多高的性價比,而是這個社群的氛圍,每個真正的共享空間都會選擇經營內部的社群,想讓內部的人更為熱絡,彼此可以互相交流甚至找到合作的機會,但每個空間的執行方式都不一樣,思奧選擇利用JANDI作為線上社群軟體與線下實體活動做結合,讓思奧形成一個更棒的社群。
照片取自JANDI官網
- JANDI是什麼?
JANDI一個企業溝通協作軟體,以內部團隊作導向的企業通訊平台,軟體本身含有即時通訊、檔案共享、專案管理等功能,外部則可以整合辦公室所需的輔助工具,協助使用者更簡單且有效率的達到共享、組織及尋找訊息。(敘述摘錄自JANDI官方網站)
對於思奧共同空間的營運團隊而言,JANDI同時擁有Line上一對一的私人對話功能,也能創立一個又一個像是LINE群組或是聊天室,將每一個不同的討論事項分門別類,並且還可以回溯過往的訊息及檔案,對思奧內部是個方便且合適的協作工具。
對於思奧共同空間進駐團隊而言,JANDI能夠像臉書等社群平台一樣建立起連結的橋樑,除了接受思奧統一發布的消息外,會員能藉此認識其他夥伴,利用一對一私訊功能尋求合作機會,最重要的是這是一個獨立的平台,在彼此交流的同時,依然能夠保有個人的隱私空間。
- 思奧為何需要像是JANDI這樣的軟體?
思奧共同空間的目標就是希望這裡的夥伴,能夠在工作之餘認識其他專業者,能夠互相鼓勵、彼此交流、共同學習、一起奮鬥,因此我們舉辦了一些課程講座、找會員一起運動、也辦了會員聚餐還有一些內部活動,但在這些活動之餘,似乎少了一個可以讓他們凝聚在一起的方式,他們只能透過我們這些空間管理者才能夠與對方產生連結,但這絕非一個氛圍良好社群的狀況,因此思奧需要一個可以讓會員之間彼此聯繫的方式,促使進駐在思奧的夥伴能更好的彼此交流,於是我們開始嘗試什麼樣的軟體適合整個空間做使用。
- 從認識JANDI到導入
2018年最後一季,思奧處於籌劃期的最後階段,不停地去接觸新創企業以及參加各式各樣活動,一方面為空間爭取曝光機會,一方面更了解這個市場,而從中尋求更多的合作與交流機會,不論是潛在客戶、講者、活動主,甚至企業之間的合作都能增加思奧的多元性。
在11月的新創嘉年華(Meet Taipei)中,看到各種新創點子還有多元的商業模式,也認識了不少新創產業,雖然大部分看似與我們無關,但這都是拓展我們視野及人脈圈的機會,也許在未來會出現我們意想不到的合作機會也說不定,包括JANDI在內,當初也沒想到它能夠成為思奧社群的催化劑,當時認識的是台灣區負責人凱閔,受到他的熱情與真誠所感染,因此在凱閔極力推薦下,思奧決定嘗試使用JANDI,這是我們第一次的使用。
受熱情所打動,但無法確定JANDI的適合與否,並且在前期會員人數還不多的情況下,就從內部同仁開始體驗,一邊使用JANDI一邊使用LINE、臉書社團、LINE@官方帳號等其他工具,工作紀錄也是上傳至Google雲端以及One Drive等公檔使用,這時JANDI只是當作一個嘗試並沒有做實際的導入。
但在經過一段時間的積累之後,在2019年第二季開始思奧會員數逐步增長,LINE@的官方帳號已經無法滿足我們的使用需求了,因此我們需要其他的工具幫助我們管理內部會員,嘗試了LINE的群組、臉書的社團,各自卻有無法解決的問題,畢竟那些工具是為了社交而非工作,最後回過頭來發現JANDI或許就是最適合我的工具,再經過與JANDI同仁商討及思奧內部評估後,決定將JANDI全面導入空間裡。
- JANDI 與 Line@的比較
思奧共同空間在導入JANDI之前,思奧內部管理主要是使用LINE@,用來與會員溝通,協助會員訂便當、下午茶等等,甚至是想了解彼此資訊或是尋求他人協助也須要透過我們,但如果所有互動都是依靠工作人員進行,那將不再被稱為”社群”。LINE@的設計是讓商家服務客戶用,因此著重在推播消息還有與客戶之間的一對一,這些功能確實可以協助商家做好客戶服務,但在涉及統計相關事項、搭造會員連結的橋梁上,Line@無法做到社群經營,在這點上JANDI比LINE@來的更適合。
- 思奧如何使用JANDI
導入JANDI作為思奧內部的社群軟體之後,思奧中所有事情都是透過JANDI來溝通,包含每天訂的便當、定期的運動、偶爾的下午茶、偶爾的團購、偶爾需要其他高手的協助、甚至是偶爾的旅行團,種種行為都能使會員之間更熱絡,思奧也不必總是主角,甚至偶爾思奧也會被遺忘,不過這才是我們希望看到的結果,不必透過空間管理員,會員依然能夠自行交流,離開這裡大家依然能是朋友,進駐這個空間,能夠獲得遠比”空間”來的更多的收穫,這才是社群,思奧現在能夠做到這樣,JANDI可以說是功不可沒。
其中的使用情境如下:
- 訂便當&下午茶:利用JANDI的記事板功能,好像臉書發貼文一樣,將菜單圖片上傳附上結單與取餐時間,需要訂餐的就可以自行在底下留言,相較LINE群組的訊息混雜,JANDI更為方便明瞭。
- 團購:不論是思奧夥伴還是附近企業的產品、或者大家只是單純想團購東西,只要有需求,就能提出一起湊免運,使用的同樣是JANDI記事板功能。
- 尋求協助:我們在開設幾個議題作為各種需求,這些議題就好像是LINE的群組一樣,有聊天用、尋求幫助用等等不同的需求,像是在尋求幫助的議題中小到借充電器、行動電源、美工刀等等民生用品,再到專業用具電鑽、鋸子、電線鉗,甚至到需要修理電腦、修理機器都可能在這裡找到人幫忙,再更專業一點,程式的Coding問題、攝影問題、設計問題也都能在這裡找到高手,而這些都是思奧所樂見的夥伴互助。
- 企業介紹:還有一點很重要的是,相較使用LINE@時,所有訊息都是透過思奧傳遞,包含各家企業資訊都是透過我們獲得。使用JANDI之後,能夠有一個議題專門介紹各家企業,各家企業也能在底下做補充說明,更新自己近期計畫等等,讓後續進來的每家企業都能輕鬆的了解這裡有哪些企業,彼此也能夠有更多尋求合作的機會。
- 思奧內部溝通:每間公司的內部溝通都會分成許多項目,包含會計、業務、行銷、雜項等等,思奧也利用JANDI的議題功能,每件事情都拆開來,將訊息整理得乾淨清楚,既不會造成訊息流失或是錯亂的問題,也能幫助內部的工作與會議更有效率。
- 後續合作
雖然仍然有些需求是JANDI系統無法做到的,但在大部分需求JANDI都能完成的情況下,思奧與JANDI會持續的合作,我們也認可JANDI的企業理念以及團隊,一直貫徹要做好客戶服務的態度,他們團隊也非常願意聽取我們這些客戶的需求,不停地去改善系統,增加系統功能,優化整個系統,讓JANDI越來越貼近客戶的需求。
思奧將會繼續利用JANDI的系統來完成線上與線下社群的結合,將整個思奧共同空間打造成一個更好的社群,讓每個進到這社群的夥伴,都能感覺到擁有滿滿的收穫,最後,思奧也真心地將JANDI推薦給每一個想做社群的共同工作空間。