辦公室租賃須知,你不可不知道的眉角
辦公室,是企業的根,也是企業的門面,不論是買斷或者是租用,能夠擁有自己的辦公空間,都是值得開心的事,代表著事業向前邁進了一步。一個好的辦公環境,能夠帶來更強的凝聚力並且創造內部的歸屬感。反之,可能造成形象的扣分以及削弱內部競爭力等反效果,但由於多數人對於租賃空間沒有太多的經驗,容易誤判環境及合約、甚至是用兩權相害取其輕的方式在找空間等等,導致錯過最適合自己企業的辦公空間。
因此在這篇文章中跟大家分享:可以透過哪些管道尋找空間、如何判斷空間好壞、簽約應該注意什麼、出狀況了可以找哪些單位等等租用辦公空間中會遇到的問題。
▌搜尋辦公空間
1. 利用熟知的平台:591、MixRent、辦公室出租網、簡單創(以小型獨立辦公室及共享空間為主)等租屋網大家都非常熟悉,這些租屋平台既便利房源也豐富,但正因為房源包含太多類型,因此在服務及設備上的品質容易參差不齊,需要自行提高警覺以避免受騙。較適合對於內部設施及服務沒有太多要求,著重在地點、大小、價格等外在規格的企業。
2. 仲介:透過經驗豐富的仲介確實可以為我們省下許多的麻煩,自然也要付出較高的金額,同時還要承擔某些仲介會為了成交或者高額介紹費而選擇並非最適合物件的風險。較適合對於空間有特殊要求或者時間比較緊迫的企業。
3. Google 搜尋:我們最常輸入的關鍵字是【辦公室】、【辦公室出租】再加上要搜尋的地區,雖然搜出的資料還是以廣告及各大出租網居多,但其中也包含了許多真正想要的資料。在這裡再提供大家幾個不同類型的關鍵字【共同工作空間】、【商務中心】、【共享辦公室】,這些會是以個人、微型、小型辦公室出租為主的企業,主推「進駐當下即可辦公」的便利性,希望替空間用戶省去處理雜務的麻煩,並且提出許多有關「共享」的概念,與一般住辦及商辦有些差異,嘗試輸入這些關鍵字,可以找到獲得更多元的辦公空間選擇哦。
4. Google Map:通常是在臨時有辦公空間需求的時候使用,大部分是搜尋【咖啡廳】為主,但是如果是想要換個環境工作,咖啡廳其實並非這麼適合(至於為什麼這樣選擇,請看這篇),如果有異地辦公的需求不妨搜尋看看【共同工作空間】,也許能夠找到自己更喜歡的辦公環境哦!
5. 臉書搜尋:過往辦公空間都是單純的租賃,並沒有包含其他太多的服務,因此也沒有建立品牌及經營社群的需求,但是這幾年興起的空間業者除了空間出租,同樣越來越注重內在服務、異業合作以及產業媒合,紛紛建立自己的官網,並且開始經營社群,打造自己的品牌,也藉此促成更多產業之間的合作,像是Wework。因此如果重視內部氛圍、想認識其他工作者並且希望內部活絡的辦公空間,可以利用臉書搜尋【共同空間】&【共享空間】等,也許更有機會找到那個讓你愛上的辦公空間哦!
▌確保空間的合適與否
這邊將空間區分成幾個特點,以下沒有絕對的好壞只有哪個更適合自己,譬如:距離大眾運輸工具較遠,代表著工作較為清幽。缺乏豐富資源,代表著簡單明瞭。最重要的還是在明白自己的需求。
- 地點周邊:交通便利(大眾運輸、停車空間、距離)、生活機能(平日餐飲、外送、郵件包裹)、其他(噪音、異味)
- 房屋質量:採光(陽光照射、室內燈光配置)、通風(空氣流通、空調配置)、隔音、漏水(看窗邊有無水痕)、屋齡、裝修狀況
- 公共空間:洗手間、茶水間、會議室、會客區、休閒區、用餐區...
- 物業服務:清潔打掃、郵件代收、需求媒合、社群活動…
- 附加設備:空調、桌椅、網路、印表機、置物櫃、冰箱、茶水咖啡...
- 安全:對於火災、颱風、停電、地震等天災發生時的應對措施
▌合約細節
無論關係再鐵,空間再棒,答應的再多,唯有簽立了合約才是真的,因此千萬別忘了確認合約內的細節。
- 租金費用:指定期需要支付的金額,金額及周期長短由雙方共同決定(月繳、季繳、年繳等),並且需要注意租金是否包含了水費、電費、管理費等其餘費用,或是還需要額外計算。
- 押金:正式名稱為「押租金」,也叫「保證金」,可以說是保障房東之權益,避免房客肆意損壞房屋或者違反條約,因此房東收取保證金是正常行為。P.S. 但注意法律有明文規定押金之金額不可高於兩個月之租金。
- 租期:租期長短由雙方共同協議,法律並無硬性規定,通常會藉由綁定長租的方式去換得優惠,但同時須負擔提前解約賠上違約金的風險。P.S. 如果有營業登記,建議合約最短要再三個月以上,否則因為太常有異動有可能導致地址無法登記。
- 違約、解約條款:基於契約自由的原則,解約條件、解約方式只要不是太過分的條文都會按照合約進行,因此簽約前記得看清楚什麼狀況構成違約,解約時又該付出什麼條件。譬如如果合約沒有特別註明提前解約的部分,房東是可以不接受提前解約的,這時就必須支付剩餘的租金直到約期結束,但是通常房東會用一個月的租金作為提前解約金處理。
- 裝修權限:租用空間後,是否能利用釘子、三秒膠之類的物品去裝修自己的空間,能夠裝修的範圍及規則需要確認清楚,否則到時房東向你求償也只能含冤買單。
- 修繕權責 & 責任歸屬:小至物品損壞,大致房屋結構損傷的責任歸誰都要寫清楚。自然損壞、人為損壞、髒污等等的修繕權責該如何歸屬。像是遇到漏水、管線毀損、燈泡壞掉等問題時,應該通知房東、自行維修再向房東報帳或者自行承擔等等問題都是長期租用空間常遇見的狀況。
- 不平等條約:基於契約平等原則,若是條文中有明顯偏袒某一方之條文,在法庭上是不會成立的,例如「一切問題,皆屬房客責任」、「房東可以隨時收回房屋」等等,但為了避免日後程序繁瑣,還是建議在一開始就確認清楚。
至於其他特殊條例,像是能否轉租、轉讓給他人使用,房東需要提供哪些傢俱,退租時應該完成哪些手續,合約期滿是否轉為不定期租約等等條例則是按照自己的需求再去跟房東做確認哦!
▌事後補救
如果真的不幸遇到了租屋上的糾紛,無法透過合約有效的保護自己,並且不知道該怎麼處理的時候,也只能尋求外在的協助了,以下提供一些管道提供給大家參考。
- 鄉鎮市區公所調解委員會。
- 市政府消費者服務中心 27020-8889 (1999)。
- 市政府地政局。
- 法院 (以下為幾家公開的法律諮詢管道)
- 財團法人法律扶助基金會 (412-8518)
- 不動產仲裁協會
- 崔媽媽基金會
- 各區市民法律諮詢服務櫃檯
上述提到不同種類的辦公空間,因此在最後簡單與大家談談,屋主自行出租的辦公空間(住辦)、物業管理經營的辦公空間(商辦大樓)還有業主經營的共享空間(共同工作空間)有什麼樣的差異。
▌住辦 & 商辦 & 共享空間
▸住辦是一個從水電、網路、桌椅、飲水機、燈光還有裝潢都由自己解決的空間,可塑性高但前期所需耗費的成本也高,後續搬遷時還需要去處理這些添購的資產,通常約期最短是一年,甚至五年到十年的都有,因此建議是穩定、不會再有大規模改變的企業較為適合。
▸物業管理的商辦大樓 & 商務中心,提倡「客戶只要專心於工作即可」,因此提供最高級的設備以及齊全的服務給客戶,但也帶來較多的規範以及較高的價格。因此建議有需要加值服務的客戶再做租用。
▸業主自行經營的共同工作空間,相較於商務中心,共享空間除了提倡「筆電打開即可辦公」與商務中心相似之外,更重要的是推廣【分享】及【自由】的概念,因此設備不會像商務中心這麼高級,而是將更多的心力著重在讓社群做交流,因此推薦喜愛分享且在輕鬆氛圍下工作的工作者們。
其實三種辦公空間各有各自的好處,住辦的 #自由度最高,商務中心提供的 #服務最齊全,共同工作空間則是提供最多的 #產業交流機會。青菜蘿蔔各有所好,就看你喜歡哪種辦公空間囉!更多關於 商務中心 & 共享空間 & 自有辦公室 的差異請看這裡。
哦對了!最後提醒各位我們是思奧共同空間,我們有 #辦公室出租 #共同工作空間出租 #商務套房出租 #活動場地出租 及 #攝影棚出租,還有各種產業間的合作計畫,如果有興趣都歡迎聯絡我們哦!