辦公室的發展,開放式 or 封閉式
【辦公室】的起源
現在的社會中,幾乎每個企業都會有辦公室,辦公室對於我們而言是隨處可見,但其實在人類的發展歷史中,「辦公室」是最近這一兩個世紀中才出現的名詞,早期沒有這麼大量的文書作業。能夠負責處理文書而不是透過勞力維持自己生計的人,大部分擁有較高的身分地位,這些人是少數並且能夠自行決定工作地點,因此當時並沒有一個空間真正被定義為辦公室。
之後隨著交通、電話、網路等科技的突破,打破了原有的時空概念,社會上開始出現各式各樣新型的商業模式,大量的文書作業也是隨之出現,而這些專門處理文書作業的工作者統稱為「辦事員」,他們工作的場域也逐漸脫離工廠,形成專屬的「辦公室」,這樣的辦公空間漸漸成為企業必要的資本,自然而然地開始出現各種辦公室相關的產業、名詞、行為還有相關知識等等,像是:辦公室家具、辦公是規劃、辦公室格局、辦公室生態、辦公室生存法則還有……辦公室戀情等等,以上這些統稱為【辦公室文化】。
【辦公室】的演進
19世紀20世紀初,工業時代的來臨,工作開始講求標準化以及效率,而這樣的管理方法被稱作「泰勒主義」。(註:Frederick Winslow Taylor,管理顧問業開路先鋒於19世紀末時提出的管理方式,藉由計算制式化任務所需花費的最短時間,藉此督促工人提升工作效率,後來這樣的管理方式被稱作「泰勒主義」。) 工作標準化所帶來的成果深獲管理層喜愛,因此紛紛建立起標準化流程(SOP),以達到更高的生產效率,工廠流水線的概念就此進入了辦公室。
20世紀初,科技技術的進步 (鋼骨、電梯、玻璃、空調…),讓辦公室的外觀出現明顯變化,更高大的商辦,更多人的辦公室。儘管在工作本質上與工廠作業員相差不大,卻也因為空間變得舒適,讓辦事員的內心,開始有了高人一等的認知,認為自己比靠勞力的工人,更接近上流社會的管理層,每個人心中都懷抱著擠身上游的夢想,逐漸衍生出了「白領」「藍領」「中產階級」等名詞,而老闆們為了讓員工們更致力於工作上,因此更努力維持這種「新中產階級」職業烏托邦的精神,甚至是在辦公室中增加像是游泳池、圖書館、運動等娛樂空間,保存員工心中那份優越感以及…...能夠翻身的夢想。
到了20世紀中,越來越多知識分子投入辦公室的工作,「白領」們對於這份職業也紛紛提出不同的見解,他們認為自己是有知識及能力的菁英,不應該被稱作「辦事員」而是「知識工作者」,辦公室應該是「思考的場所」而非機械操作的工廠,唯有更好的辦公空間,才能讓他們有更好的效率,促使辦公室在設計有新的突破。德國率先將辦公格局從工廠模式解放,解除了限制,增加了空間的靈活度,以現在的說法就是「開放式辦公式」,然而,創新未必會帶來成功,這次隨之而來的是亂糟糟、吵雜且沒有隱私的辦公環境。在設計不斷的改良之中衍生出了「隔間」(OA隔板的起源),因著輕便及靈活被稱作「行動式辦公室」,而這種設計讓員工能夠享有隱私又能靈活且任意的改造屬於自己的辦公環境,可謂是人人平等,因此一時之間蔚為風潮。
但到了21世紀初,也就是十多年前,「行動式辦公室」的尺寸越來越小,給人的壓迫感越來越大,逐漸被扭曲成了臭名昭彰的「格子間」,給人有如監獄一般的感受,隔間已經變成白領受剝削和不快樂的象徵,因此在個人自由主義以及反主流文化的影響下,白領們紛紛想逃離這樣的辦公環境。1997年,在美國一家公司的統計中就有93%的人想要離開隔間,還有許多諸如此類的統計,都在訴說著人們有多麼討厭這樣的OA隔間。接著,以Google、臉書為首的一些企業開始拆除隔板,象徵拿掉人與人之間的距離,解放了束縛,期望增加交流機會,提高工作效率,激發出更多的火花。
然而,從歷史中就能得知拆除隔板絕非完美的解答,果然過不了幾年,開放式辦公室的負面批評又再次出現了,那麼到底辦公室應該打造成什麼樣子才能符合所有人的標準呢? 目前,可能沒有絕對正確的答案。
以上內容參考自:《隔間:我們如何從19世紀陰暗帳房走到21世紀Google人性化辦公空間》
其實從以上辦公室格局演變中可以發現,開放式辦公室與OA辦公隔間辦公室究竟哪個好,是一直被重複拿出來討論的問題,喜歡開放式辦公空間的人可以拿出數據來表示開放式空間可以創造出比一般辦公室高出兩倍的社交狀態,有趣的是,不喜歡開放式辦公空間的也能夠拿出數據去指出員工在進入開放式辦公空間後面對面接觸的時間銳減六至七成,靠著Email跟即時通訊則增加70%左右,但究竟誰是對誰是錯?各自有各自的立場,或許都沒有錯,只是執行以及測試時間的不同而造成的差異!
發現「辦公空間」的小趣味
身為空間的經營業者,思奧同時擁有開放式的共同工作空間還有獨立的封閉式辦公室,因此我們也會默默的觀察大家究竟比較喜歡什麼樣的空間?在觀察的時候也留意到了幾個有趣的地方。
- 台灣大部分企業認為共享空間只是緩衝期,最終還是要有獨立的辦公室。
- 租用流動座位工作者,一開始因為新鮮感所以常換座位,但久了之後還是會找到自己最熟悉的位置。
- 租用共同工作空間再怎麼喜歡交流的朋友,開始工作前的第一件事都是戴上耳機。
- 租用獨立辦公室的企業,員工到共同工作空間的比例比老闆來得高很多。
- 租用流動座位的人工時較為彈性。
- 不論在什麼空間工作,絕大部份人在休息時段都不會待在自己的辦公區。
當然這裡面還有其他的變因,譬如說租用辦公室的企業員工的比例比較高,租用共同工作空間的更多自由工作者以及創業家,都是自己的老闆,導致工時會有差別等等,但撇除掉這些身分,大家都是在這工作的人,待在共同工作空間的工作者偶爾也想要有安靜的私人空間,但擁有獨立辦公室的企業,偶爾也會想來共同工作空間加入那種一起奮鬥的氛圍,因此你要說哪種工作模式哪個工作空間更好嗎?我想是沒有標準答案的。
當然也會因為每個產業的特性而喜歡不同的辦公型態,也許像是廣告、行銷企劃、遊戲設計這類型的產業需要更開放更特別的工作環境來刺激腦袋,激發出更多靈感,但是像壽險、法律、財務等等產業可能就需要安靜的辦公環境,讓大家安靜下來整理腦袋的思緒,避免後續不必要的麻煩。
好的辦公環境絕對不是一昧地模仿,與其去羨慕新創或者是大企業那些光鮮亮麗的辦公室,不如想想本身企業適合哪些辦公環境,並適時的參考員工的意見,來創造出真正適合你們企業文化的辦公室囉!
開放式辦公空間 & 封閉式辦公空間
接下來也讓我們細數一下各自的優缺點,讓大家參考
開放式辦公空間:
- 提高空間的利用率,節省隔間及走道的空間
- 易於交流,便於管理,增加人群互相督促與陪伴的作用
- 打破部門之間的隔閡,強化不同部門的感情基礎
- 提高每個人工作的自由度,增加空間多變性,便於激發創意及靈感
- 提高了每個人的活動量
- 降低每個人工作的壓力
封閉式辦公室:
- 保有個人的隱私空間,較不容易洩漏商業資訊
- 布置自己座位,為員工帶來安全感及歸屬感
- 減少接收到的周圍資訊,提高每個人的專心程度
- 切割不同部門,強化小組內部的溝通與向心力
- 降低病菌互相傳染的機會
- 提高每個人獨自工作的效率
其實兩種辦公室之間沒有極端的好壞,各有各的優缺點,但對於越熟悉的事物我們就越容易看見缺點,總是認為別人的餐點比較美味、別人的公司比較好、別人老闆不會讓自己失望等等,因此無論是哪種辦公環境,待久了容易變成只在意缺點,包括近期因為疫情而火紅的在家辦公也一樣,一開始覺得根本就是福利,久了卻發現溝通缺乏即時性、無法有效掌握狀況還有太多外務干擾等等問題,還是在公司工作來的好。最後大家就會發現,這世界上根本就沒有所謂十全十美的辦公環境。
不論是為了讓員工更高效的工作、更願意付出或是讓他們更喜歡來上班,都是想帶來更好的辦公環境,也因此才會陸續有人去研究這個問題,但其實會影響到工作效率的事情有太多了,包含人的情緒、靈感、心態甚至身體健康狀態上都會有高低起伏,偶爾都會對工作感到疲乏導致效率的降低,適時的改變工作環境,在平淡的日子中做出一些調整,可能更是提升工作效率的關鍵。因為有時候比起拿掉一塊隔板,員工可能更喜歡多吃一次下午茶……比起給員工光鮮亮麗的辦公環境,也許他們可能更喜歡有一張舒適的人體工學椅加上一張可以躺下來午休的床……這些都是有可能的哦!與其一直糾結在辦公環境上,不妨試著從其他方面解決問題來達到一樣的效果哦!
當然,我們也期待未來會有更創新、有趣且同時受勞資雙方都喜愛的辦公空間。