新創須知,辦公室差異
商務中心 & 共享空間 & 自有辦公室
圖片來源|Unplash
「當我們需要承租一個新的辦公空間作為老闆與員工的辦公地點,應該要找一間空屋自己從頭開始裝潢,還是找商務中心、共同工作空間這種帶著一卡皮箱就可以立刻進駐上工的辦公室呢? 」這個問題是許多中小企業&新創企業的老闆、外商&大型企業分公司主管在尋找新的辦公地點時,腦中會出現的問題之一。
因此這裡就以4-6人小型企業獨立辦公空間為範例,從幾個不同面向來比較之間的差異
1. 空間 & 大小 & 租金
- 商務中心:租用的辦公空間大小約莫在10坪內,在獨立空間中設置辦公、置物商務文件的區域,其餘像是會客區、會議室等場域則是由商務中心提供。租金約莫在30000左右,其餘的電費、水費、管理費加一加,大概35000左右可以搞定。
- 共享辦公室:租用的辦公空間大小約莫在10坪內,除此之外能使用的共享空間有茶水間、會客區、會議室、共享廚房等區域,租金約莫在25000左右,其餘的水電、管理費加一加,每月支出大概落在30000左右。
- 自有辦公室:簡單估算一下,辦公區5坪、會議室3坪、主管間2-3坪、(廁所、運動空間、櫃台)加起來抓個三坪左右,最後再把走道及公設加進去,整個空間的坪數會落在15-20坪左右,租金約莫在20000上下,但其餘的水費、電費、管理費、網路費、電話費、清潔費、稅收等等,每個月30000塊的租金是跑不掉的。
→ 乍看之下,自有辦公空間大了許多,每坪的價錢低了不少,性價比提高了,每月的開銷沒有下降,只是多出一些使用率低的自有空間,反倒讓真正能夠使用的空間減少了,因此就這個項目來說,商務中心及共享空間優於自有辦公室。(請看下圖)
至於共享空間及商務中心的價差上主要來自商務中心偏向高級裝潢、良好地段、秘書服務等等,筆者認為在此雙方並沒有明顯優劣,而是取決於產業、客群、人員喜好等企業需求而定。
2. 進駐前的一次性支出
- 商務空間:主打一卡皮箱即可進駐,因此桌椅、網路、燈具、空調等家具都是由空間準備,進駐企業視需求準備置物櫃、文件櫃等簡單的家具,前期並沒有太多額外的成本。
- 共享空間:與商務中心相似,同樣主打一卡皮箱即可開始辦公,因此桌椅等基本辦公家具也是由共享空間提供,不需要太多的額外支出。
- 自有辦公室:一切從頭開始,設計、裝潢、水電、網路、電話、傢俱、招牌等等,大致費用如下。
裝修費用:300,000以上。(含設計、水電、裝修、清理等)視材料及需求調整價格。
家具:30,000元 (桌 2,000/張 + 椅3000/張)*6 (尚不包含其餘置物家具)
事務機:1,500~3,000 (視需求調整)
門禁保全系統:3,000~10,000 (卡片管理,指紋、臉部辨識價格更高)
投影機:5,000~10,000
還有其他像是飲水機、咖啡機、微波爐、碎紙機等物件過於瑣碎不在此一一列舉,這些前期成本加起來數十萬絕對跑不掉。除此之外,在裝潢期間企業所消耗的時間、人力也是一種無形的虧損。
→ 自有辦公室前期一次性的支出明顯高過商務空間,並且中小企業的員工數較少,在成本效益的考量下也無法提供健身房、廚具或是其他娛樂設備給內部同仁,商務中心及共享空間則是能夠透過共享,讓內部的每個中小企業用較低的成本,共同享有較齊全的設備,最重要的是減少了一次性的高額成本,能夠維持企業最重要的現金流,增加了許多彈性,因此兩者從這點上來比較,承租商務空間依然是更好的選擇。
3. 附加服務
- 共享空間:硬體修繕、代收包裹、社群活動、需求媒合、異業交流……
- 商務中心:硬體修繕、收發信件、雙語秘書、創業相關諮詢服務……
- 自有辦公室:無
→ 共享空間除了提供基本的空間服務之外,更希望的是將空間做為載體,去串聯空間內的工作者,建立起大家的連結,透過異業交流去激發出不同的火花,因此更著重於媒合、交流及社群活動等。
→ 商務中心致力於提供最齊全的空間服務,從基本的硬體修繕、收發包裹到後來提供的雙語秘書服務,再到現在結合各式各樣的商務資源,甚至是與加速器、孵化器等等的合作,目的就是讓創業家等工作者只需專注在自己的事業,而不需要煩惱瑣事。
→ 而自有辦公室就是一切自理,但在企業草創初期,還無法聘請專職秘書來處理行政作業時,瑣事通常是由老闆自行處理,背後所耗費的時間都是無法估計的隱形成本。共享空間及商務中心提供的附加服務,正好能為中小企業及初創企業解決這些煩惱,因此在附加的服務方面商務中心及共享空間皆優於自有辦公室。
4. 合作夥伴 & 資源
- 商務中心:律師、專利師、會計師、獵頭、創業輔導、天使投資人等等,主要提供創業家、中小型企業所需的資源。
- 共享空間:除去常見的會計師及律師外,每個空間擁有不同資源及不同的進駐團隊,營運團隊再透過「媒合」以及「交流」,提供夥伴們更豐富的資源,促進異業合作。以自家思奧共同空間為例,進駐會員中有工程師、設計師、攝影師、整復師、翻譯、剪輯師、語言老師、舞蹈老師等等專業人士,跨足的領域有建築、設計、儀器、生技、貿易、植物、軟硬整合等等,若是不侷限在空間內部,彼此引薦過的人脈,還有攝影團隊、鐵工、軟硬整合顧問等等,而這些就是共享社群後所能帶來的巨大能量。
- 自有辦公室:全部都得依靠自己的人脈,在熟悉的領域中不會有問題,但如果需要跨領域的資源,就只能透過網路評論來尋找一個又一個的合作廠商,勢必需要花費更多的時間與精力在上面。
→ 三者相較之下,商務中心給予更立即且直接的幫助,共享空間則是看重不同產業在交流及合作下所激發出的無限可能,而自有辦公室則是依靠自己,因此無論是正在快速發展還是尋求突破的企業,商務中心及共享空間依然會是較好的選擇。
5. 門面
- 商務中心:門口的企業招牌、專業的秘書、商務的內部裝潢,能夠為內部企業呈現出商務氛圍,有助於塑造專業的形象。
- 共享空間:溫馨的氛圍、多元的場域、熱情的社群人,呈現出幸福企業的氛圍,讓進駐企業的整體形象更加分。
- 自有辦公室:門面靠自己營造,在成本與門面之間做個平衡,但門面建造的好,比商務空間更加分。
→相較之下,商務中心及共享空間能夠協助企業在早期就有更好的形象去面對客戶,藉此讓事業更快步上軌道。但也因為自有辦公室前期所需要的成本更高可變動性較低,相較起來更為穩定,合作起來也較有保障。在一些合作企業眼中商務空間代表著不穩定的臨時辦公室,導致更偏好與自有辦公室的企業合作,因此在企業的門面上,自有辦公室略佔優勢。
6. 員工福利
撇除各家企業所提供的薪資、獎金、休假以及各種補助之外,我們看看辦公空間能提供員工哪些額外的福利。(公司內部提供的補助與福利因與辦公空間無關,不在此做討論)
- 商務中心:免費茶水、販賣機,並且舉辦商務相關講座,協助企業提升相關知識(包含法律、會計、行銷、寫企劃案、創業等主題),企業內部員工能夠有增進能力的機會。
- 共享空間:免費茶水、販賣機、健身空間、共享廚房、不定期的下午茶等等,偶爾也會舉辦各項活動,除了商務知識之外,也會有運動、外語、交流、分享等活動,讓員工擁有拓展知識及生活圈的機會。以思奧空間為例,曾經舉辦過外語學習、脊椎整復操、人類圖、外語分享會等活動,與內部會員共同放鬆也共同學習。
- 自有辦公室:飲水機、咖啡機等等,額外活動主要是以企業內部的實戰技能為主,比較難做為下班後個人進修的選擇,因此還是要自己去外部尋找相關活動。
→ 相較之下,商務中心提供制式的需求,著力於辦公空間上,共享空間則是給予更多的選項,讓大家在辦公之餘還能有點拓展其他的生活。雖然商務中心及共享空間所提供的未必能符合每個人需求,但也讓大家多了一種選擇,因此在這點上共享空間及商務中心依然優於自有辦公室。
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綜合下來,不難發現在企業規模較小的時候,選擇進駐在商務中心或者共享空間,除了能夠省下前期一次性的高額支出,也能夠使用多元空間並且獲取豐富資源,還能維持較短的合約去兼顧公司快速成長及變動的彈性,這些都是自有辦公室無法獲得的好處,因此從理性的角度下去看,對於中小企業來說,進駐於商務中心或者共同工作空間在硬體上都是較好的選擇。
商務中心及共享空間之間的差異主要出現在附加服務及合作夥伴上,共享空間期望讓分享成為空間日常,交流成為空間習慣,創造出不同的合作機會。商務中心則是專注在辦公空間,去提供所有商務相關的需求,讓創業家能夠只專注在自己的事業上,可以說是商務中心有更大機會為企業帶立即的幫助,但以長期來說,筆者相信唯有持續與不同產業交流才能讓企業持續的進步保持最佳的競爭力,因此筆者認為共享空間是更適合中小企業以及創業家的空間。
圖片來源| 思奧共同空間 (服務櫃台)
但在實際進駐這兩種商務空間前,筆者認為有幾點值得大家去考慮,試問包含自己在內的夥伴是否能夠接受這樣的空間
- 自家企業的隱私空間變小:較小的企業私有空間,會造成同事與主管之間的距離太近,容易缺乏個人隱私,甚至是因為空間太小造成巨大的壓迫感。
- 共享空間使用時間之不確定性:平常開放使用的共享空間,偶爾會遇到包場活動或者與其他人撞期的狀況,如果預約的較晚就只能另尋他處。
- 遵守更多的規範:為了維持好的空間品質,為了每個人的權益,也為了更好的管理空間,營運團隊需要立下許多的規範,以避免空間遭到濫用,無形之中也會成為一種限制。
- 更多的社交場合:商務空間中會遇到許多其他企業,彼此之間難免會打個招呼聊上幾句,若十分畏懼社交,可能會無法適應這樣的開放環境,尤其是共同工作空間,更是主打著人與人之間的交流,部分的人可能無法接受。
但如果以上這幾點都不構成大問題的話,就安心的選擇自己喜歡的商務中心或者共享空間進駐吧!相信各位都能夠得到良好的辦公體驗。 至於該如何尋找辦公空間,歡迎參考:設立新辦公空間,必須知道的事
至於未來,公司成長到一定程度,有了一定的規模,有足夠多的事項可以交代給秘書、足夠多的會議需要頻繁使用到會議室、供應鏈以及配合廠商也十分穩定、能夠自行提供完整福利及穩定的進修管道給員工,自家企業的規模已經足夠養人、空間還有設備的時候,商務空間能夠提供給企業幫助的重要性會逐漸降低,企業開始需要有自己專屬的會議室、會客區、活動場地、櫃台去呈現企業形象、理念以及能量,商務中心以及共享空間的優勢不在那麼明顯,甚至是變得不再那麼合適,因此離開商務空間,另闢一地作為企業總部或許會是更好的選擇。
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